Uusi talousjärjestelmä on vimpan päälle – kuka huolehtii taloustiedon päivityksestä?

Työvuosieni aikana olen ollut useassa järjestelmävaihtoprojektissa talouden puolella. On vaihdettu kirjanpitojärjestelmää, raportointiratkaisuja, suunnittelujärjestelmää. Usein talousjärjestelmien vaihto lähtee liikkeelle teknisistä lähtökohdista, ei siitä, miten hyvin kirjanpito palvelee tietotarvetta. Järjestelmävaihdot tarjoavatkin hyvän sauman pohtia millaista tietoa ja mitä raportteja, kenen tarpeisiin, järjestelmästä halutaan sekä sitä, miten sitä sitten päivitetään. 

Kysymys kuuluu: kummalla mennään, onko ensin muna vai kana? Ja miten munat ja kanat liittyvät talouden peruslähtökohtaan, siihen, miten kirjanpitoon viedään tietoa taloudellisista tapahtumista ja miten numerosuosta kaivetaan tietoa ulos mieluiten niin, että siitä tulisi lisäarvollista tietoa päättäjille.  Talouden tuottama tieto ja järjestelmät, kumpi ohjaa? Mikä edellä mennään?

Muna vai kana – tekniikka vai tehokas tiedonsaanti?

Järjestelmävaihto tarjoaakin hyvän mahdollisuuden miettiä nykytilannetta: Järjestelmän vaihdosta suunnitellessa on hyvä miettiä nykytilannetta: tuottaako nykyinen kirjanpito jo hyvää tietoa ja uusi järjestelmä olisi vain teknonörttien toteutunut päiväuni, vai valjastetaanko raportoitaessa kaikki mahdolliset resurssit, jotta saadaan koostettua edes jotain tietoa?  Jälkimmäisessä tapauksessa raportit jäävät helposti pinnallisiksi – porautuminen ei onnistu ja kommentit jäävät uupumaan, kun lukujen työstämiseen menee kaikki aika.

Tue tiedolla johtamisella strategisia tavoitteita

Uuteen järjestelmään vaihdettaessa tulee kartoittaa datan laatu ja samalla voi varmistua siitä, että talousosaston tuottama tieto todella vastaa liiketoimintojen ja viranomaisten vaatimuksiin.

Järjestelmävaihto tarjoaa hyvän mahdollisuuden arvioida, mitä operatiivista dataa voisi yhdistää talouden dataan, jotta saataisiin mahdollisimman paljon tietoa päätösten pohjaksi. Toinen pohdinnanpaikka on huolehtia tiedon laadusta varmistumalla siitä, että tieto kirjataan vain kertaalleen, ja että tieto on yksiselitteistä. Kirjanpidossa on myös jätettävä mahdollisuus muutoksille, sillä myös talous ”järjestelmänä” vaatii tilaa kehittymiselle.

Kun näistä asioista on huolehdittu, hyvä tekninen ratkaisu mahdollistaa hyvän tiedolla johtamisen, sehän tässä kaikessa lopulta on tavoitteena. Kun yhtälöön lisätään vielä tarjolla oleva ostettava tieto liitettäväksi omaan tietoon, mitä uusia näkymiä sieltä voikaan nousta! Tällä tekemisen tasolla tuetaan strategisia tavoitteita.

Haastan nyt sinua päätöksentekijänä miettimään, saatko haluamasi tiedon tarpeesi mukaisesti ja luotettavasti. Jos epäilet, niin miten on, olisiko tässä tarkastelun paikka? Autan mielelläni haasteessasi!

Kirjoittanut:

Sanna Liljeström
Management Consultant

Tel: 040 689 1576
Email: sanna.liljestrom@bbi.fi